Một số gợi ý sau sẽ giúp bạn có cách thiết lập và lựa chọn máy in dùng chung đảm bảo tốt nhu cầu in ấn.
1. Khi chọn máy in dùng chung, trước tiên bạn cần chú ý đến hệ thống máy chủ chuyên dùng quản lý in ấn.
2. Đảm bảo hệ thống mạng có giao thức kết nối phù hợp với mạng cũng như hệ điều hành của bạn.
3. Bạn nên có chương trình cài đặt mạng hoàn toàn tự động để khắc phục sự cố nếu không thành thục việc sử dụng chung vì việc cài đặt một máy in dùng chung trong mạng yêu cầu bạn phải có hiểu biết về thiết lập địa chỉ IP, kết nối mạng LAN, mở cổng…
4. Hãy xây dựng một trang web với mục đích kiểm tra tình trạng và thay đổi mọi thiết lập trong máy in từ trình duyệt của bạn. Điều này giúp người quản trị máy in không có nhiều hiểu biết có thể điều khiển máy in ngay tại chỗ cho dù là chiếc máy đó ở ngay bên cạnh họ.
5. Xây dựng tính năng in cá nhân cho máy in dùng chung để khi có một ai đó muốn in một tài liệu mà không muốn những người khác đọc được tài liệu đó thì người đó có thể gửi lệnh in từ máy tính của mình rồi phải đi đến máy in nhập số PIN (mã hoá cá nhân) thì máy in mới cho phép in tài liệu đó ra.
6. Nên sử dụng một phần mềm hỗ trợ việc in trên 2 mặt giấy thay vì dùng phương thức thủ công.
7. Luôn đảm bảo máy in bạn chọn phải có khay giấy đủ lớn – tối thiểu là 1.000 tờ giấy đối với doanh nghiệp nhỏ để tiết kiệm thời gian.
8. Máy in nên có khay chứa kết quả in ngoài đủ lớn dành cho nhiều tác vụ in ấn khác nhau vì người sử dụng thường để quên kết quả in ấn của mình ngoài máy in.
9. Nếu số lượng máy in trong hệ thống mạng của bạn đã lên đến con số tương đối thì nên sử dụng phần mềm quản lý từ xa đối với các máy in. Việc làm này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức hơn rất nhiều, bạn có thể tiến hành nâng cấp phần mềm, trình điều khiển cho toàn hệ thống chứ không phải lần lượt từng máy in một.
10. Nên cân nhắc đến tính năng xử lý giấy cao cấp của máy in.
