Bao bì hàng hóa không chỉ để trình bày, mô tả, quảng cáo cho sản phẩm; là vật bảo quản, chứa đựng sản phẩm mà bao bì còn đảm nhận vai trò như một công cụ tiếp thị cho sản phẩm, là hình ảnh tượng trưng cho sản phẩm và có vai trò quan trọng trong việc quyết định mua hàng của khách hàng tiềm năng.
Đối với hàng hóa xuất khẩu, chức năng vận chuyển, bảo quản của bao bì rất quan trọng. Đặc biệt nếu hàng hóa phải trải qua một chặng đường khá dài để đến tay người tiêu dùng cuối cùng ở thị trường mục tiêu. Do vậy, các nhà xuất khẩu cần lưu ý các tính năng sau đây của bao bì trong quá trình vận chuyển, bảo quản.
Phù hợp với loại hình vận chuyển (tàu biển, máy bay, xe tải, hàng rời, hàng container,v.v…)
Có kích thước phù hợp để dễ dàng trong việc lưu kho bãi, trên những pallet hoặc trong container
Đáp ứng được yêu cầu về độ bền, dẻo dai để chịu được sự va chạm, kéo, đẩy trong quá trình lưu trữ, bốc xếp và vận chuyển đường biển, đường hàng không cũng như đường bộ
Phù hợp với việc thay đổi khí hậu, thời tiết ở các châu lục khác nhau
Đảm bảo tính năng bảo vệ sản phẩm của bao bì để không làm sản phẩm bị biến mùi, ẩm mốc, hư hỏng
Thể hiện rõ những yêu cầu cần lưu ý trong quá trình xếp hàng, vận chuyển, bốc xếp …. trên bao bì Nhà xuất khẩu cần phải kiểm tra bao bì trước khi tiến hành đóng gói.
Tùy từng trường hợp cụ thể, nhà xuất khẩu có thể kiểm tra các tính năng sau đây:
Độ bền cơ học
Độ bền kéo dứt
Độ trong suốt
Độ bền va đập
Tính ngăn cản hơi nước
Độ bền với nước
Tính ngăn cản oxy
Độ chịu nhiệt
Tính giữ mùi
Độ chịu ánh sáng
Tính an toàn cho trẻ em và người già
Tính tiện dụng
Nhà xuất khẩu cần biết rõ các yêu cầu pháp lý (mang tính bắt buộc) và yêu cầu của người mua hàng (phát sinh theo nhu cầu thực tế tại thị trường mục tiêu) liên quan đến bao bì. Các yêu cầu này thường là yêu cầu chung về bao bì hoặc cho từng sản phẩm, ngành hàng cụ thể.
Các doanh nghiệp thường có xu hướng sử dụng chung một loại bao bì đang lưu hành trên thị trường nội địa để xuất khẩu. Nếu không xem xét cẩn trọng, việc này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như: bị khách hàng từ chối lô hàng, không trả /chậm trả tiền hàng vì khách hàng hoặc chính phủ của nước nhập khẩu bắt buộc nhà xuất hàng phải khắc phục lỗi đã gây ra, bị đóng phạt, quan trọng hơn là việc này đã làm xấu đi hình ảnh đối với khách hàng.
Thông thường có những quy định liên quan đến bao bì như sau:
Quy định chung về bao bì thị trường mục tiêu, bao gồm quy định của khối thị trường chung và từng quốc gia cụ thể
Quy định về bao bì cho từng ngành, loại sản phẩm cụ thể (thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, v.v…)
Quy định về chất liệu sản xuất bao bì xuất khẩu: bao bì được sản xuất từ chất liệu gì? Giấy, nhựa, kim loại, gỗ? Có quy định cho riêng từng loại chất liệu bao bì không? Chất liệu này có được chấp nhận tại thị trường mục tiêu hay không? Có chất liệu nào bị hạn chế sử dụng hay không? Ví dụ như PVC, nhựa,…
Các quy định về hình ảnh, màu sắc, kiểu dáng, trọng lượng của bao bì: hình ảnh có phảm ánh đúng với sản phẩm chứa đựng bên trong bao bì không? Hình ảnh có mang tính phản bác tín ngưỡng hoặc văn hóa của một bộ phận người tiêu dùng nào đó trên thị trường mục tiêu không?
Các quy định liên quan đến việc ghi ký hiệu, nhãn mác trên sản phẩm như: ngôn ngữ sử dụng, tên sản phẩm, trọng lượng hàng hoá, thành phần/ dinh dưỡng, xuất xứ,…
Các quy định về môi trường tại thị trường mục tiêu
Các quy định liên quan đến việc truy nguyên nguồn gốc lô hàng khi có sự cố xảy ra
Ở các nước đang phát triển, việc tìm hiểu các thông tin như thế này còn rất hạn chế. Nếu nhà xuất khẩu ở các nước đang phát triển chỉ xuất các mặt hàng thô hoặc sản phẩm nguyên liệu, đóng trong các loại bao đay, bao PP 25kg hoặc 50kg thì yêu cầu về bao bì tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, khi đề cập đến những quy định pháp lý liên quan đế các loại bao bì bằng cotton, đay hoặc bao bì vải, bẳng gỗ thì các nhà xuất khẩu thường tỏ ra lung túng vì không nắm được quy định. Tuy khách hàng có thể là nguồn thông tin rất quan trọng để nhà xuất khẩu hiểu về các quy định của thị trường mục tiêu nhưng việc lệ thuộc thông tin thường làm nhà xuất khẩu chịu thiệt thòi trước đối tác của mình là khách hàng. Do vậy, trước khi tiến hàng xuất khẩu hàng hóa, một trong những vấn đề ưu tiên mà nhà xuất khẩu cần lưu ý là nắm rõ các quy định về ngành hàng, sản phẩm mà mình cần xuất khẩu.
